無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)解決方案
日期：2019-07-18
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一、背景介紹
“無(wú)紙化會(huì)議”最早是由聯(lián)合國(guó)非政府組織委員會(huì)于2003年提出，它用全電子模式運(yùn)作非政府機(jī)構(gòu)委員會(huì)，是努力提高委員會(huì)工作效率，改善工作方法的舉措之一。同年5月5日，聯(lián)合國(guó)總部的一號(hào)會(huì)議廳正式啟動(dòng)“無(wú)紙化委員會(huì)”，每次為委員會(huì)會(huì)議節(jié)省紙張4至8萬(wàn)份。2010年1月1日，聯(lián)合國(guó)對(duì)會(huì)議文件的使用、管理全面推行“無(wú)紙化”。
?縱觀國(guó)際國(guó)內(nèi)較成熟的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，從系統(tǒng)外觀來(lái)看，好似小型一體化電腦，集視頻顯示、計(jì)算機(jī)技術(shù)、智能觸控、通訊技術(shù)、軟件技術(shù)、書寫技術(shù)等多種功能于一身，能夠完成從資料查閱、文件批注到講稿導(dǎo)讀、會(huì)議記錄、會(huì)議室型號(hào)觸控切換等系列工作，無(wú)需分發(fā)大量的紙質(zhì)文件，使與會(huì)者真正告別了紙質(zhì)材料。
我國(guó)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在多次會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，要以高度負(fù)責(zé)態(tài)度應(yīng)對(duì)氣候變化，加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整，抓緊研發(fā)和推廣低碳技術(shù)，深入開(kāi)展節(jié)能減排全民行動(dòng)，努力實(shí)現(xiàn)“十一五”節(jié)能減排目標(biāo)，踐行相關(guān)國(guó)家承諾。
在兩會(huì)期間，全國(guó)政協(xié)辦公廳新聞局負(fù)責(zé)人表示，本屆全國(guó)政協(xié)會(huì)議將大幅減少會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、大會(huì)發(fā)言報(bào)告等紙質(zhì)印刷品，主要通過(guò)委員辦公系統(tǒng)平臺(tái)及官方網(wǎng)站發(fā)布，僅此一項(xiàng)，可節(jié)省會(huì)議支出約200萬(wàn)元。
造紙用紙必要砍樹(shù)，在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的背景下更多實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”會(huì)議系統(tǒng)，不光是在厲行節(jié)約、提高會(huì)議效率，更是“生態(tài)綠肺”的福音。
無(wú)紙化會(huì)議是一種全新的會(huì)議模式，它將多種信息化技術(shù)融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過(guò)程，為辦會(huì)和參會(huì)人員提供極為實(shí)用的工作平臺(tái)。
二、傳統(tǒng)會(huì)議存在的問(wèn)題
1、開(kāi)會(huì)的準(zhǔn)備周期長(zhǎng)、效率低，要經(jīng)過(guò)打印、裝訂、分發(fā)、簽到、收集投影資料等過(guò)程，效率有待提高。
2、會(huì)議成本高，打印或復(fù)印大量會(huì)議資料，耗費(fèi)大量的紙張，還存在裝訂出差錯(cuò)的可能；
3、含有經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃案、市場(chǎng)營(yíng)銷案等高度保密的會(huì)議資料的打印和分發(fā)，會(huì)導(dǎo)致泄密。
4、 現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議或大型會(huì)議坐后排參會(huì)者在看會(huì)議資料時(shí)，看不清的阻礙；
5、移動(dòng)辦公的需求，想要輕便、簡(jiǎn)單而又高效；
6、會(huì)前閱讀會(huì)議材料，需要標(biāo)記或者筆記資料內(nèi)容和自己觀點(diǎn)，但缺少一種工具在會(huì)前和會(huì)中都可方便使用。
三、使用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的好處
1、提高辦公效率。將會(huì)議過(guò)程中的各環(huán)節(jié)無(wú)紙化、無(wú)線化，將多種信息化技術(shù)融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過(guò)程，將頻繁召開(kāi)的會(huì)議全部搬上電子平臺(tái)，這樣管理者可以在更短時(shí)間內(nèi)完成多于以往的任務(wù)。
2、降低辦公成本，包括打印、復(fù)印、裝訂、會(huì)議配套設(shè)備（投影儀、移動(dòng)白板、白板筆等）所產(chǎn)生的費(fèi)用；
3、解決會(huì)議投影內(nèi)容看不清，姿勢(shì)累的問(wèn)題；
4、滿足移動(dòng)辦公需求，帶平板、筆記本、手機(jī)即可參會(huì)，輕便、簡(jiǎn)單、高效；
5、不需要每個(gè)會(huì)議室都配備投影儀，系統(tǒng)通過(guò)同屏可以起到同屏瀏覽的效果，沒(méi)有投影儀也可聚焦重點(diǎn)；
四、設(shè)計(jì)思路
首先，通過(guò)后臺(tái)管理界面進(jìn)行會(huì)議定制，包括：錄入會(huì)議議程、參會(huì)人員，上傳會(huì)議資料等。完成這些操作后，會(huì)議管理人員在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，在會(huì)議管理系統(tǒng)的管理端開(kāi)啟會(huì)議。
與會(huì)人員到達(dá)會(huì)場(chǎng)后，根據(jù)會(huì)議終端上的名稱、座號(hào)提示在指定位置就座，并在自己計(jì)算機(jī)終端上進(jìn)行會(huì)議簽到。開(kāi)會(huì)時(shí)，參會(huì)人員使用自己的計(jì)算機(jī)終端來(lái)瀏覽會(huì)議資料、進(jìn)行會(huì)議交談，查看共享桌面并瀏覽會(huì)議布局等會(huì)議相關(guān)信息。評(píng)審結(jié)束后根據(jù)會(huì)議簽到表打印評(píng)審信息。會(huì)議結(jié)束后，用戶可以通過(guò)瀏覽器登錄會(huì)議管理系統(tǒng)界面進(jìn)行會(huì)議資料下載以及表決結(jié)果查看等操作。
五、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能
會(huì)前準(zhǔn)備（會(huì)議管理者登錄后臺(tái)管理界面后進(jìn)行，需用戶名和密碼）
首頁(yè)格式 設(shè)置開(kāi)機(jī)歡迎界面
? 自定義背景圖片
? 配置部門、用戶、會(huì)議室等信息，可批量添加
? 設(shè)置會(huì)議主題、座位、姓名、職務(wù)等信息的顯示方式（字型字號(hào)字的顏色及布局）
? 設(shè)置會(huì)議議題、開(kāi)會(huì)時(shí)間、主持管理
? 保存設(shè)置后實(shí)時(shí)生效
系統(tǒng)設(shè)置
? 設(shè)置網(wǎng)上瀏覽的主頁(yè)
? 設(shè)置網(wǎng)絡(luò)中控的主頁(yè)
? 更換客戶端皮膚
中控功能
? 上升所有會(huì)議終端
? 下降所有會(huì)議終端
? 暫停上升（下降）所有會(huì)議終端
部門管理編輯部門
? 隨意設(shè)置部門相關(guān)信息
? 添加、修改、刪除部門信息
用戶管理編輯用戶
? 隨意設(shè)置用戶相關(guān)信息
? 設(shè)置用戶的權(quán)限
? 支持批量導(dǎo)入用戶信息
會(huì)議室管理編輯會(huì)議室
? 添加不同會(huì)議室平面圖
? 設(shè)置桌位圖標(biāo)
座位管理編輯座位
? 添加、修改、刪除指定會(huì)議室座位
? 拖拽座位號(hào)到指定會(huì)議室平面圖位置
桌牌設(shè)置編輯桌牌信息
? 設(shè)置桌牌公司、部門信息
? 設(shè)置人名、職位信息
? 更換背景圖片、字體、顏色
多會(huì)議預(yù)設(shè) 預(yù)設(shè)多次會(huì)議
? 預(yù)設(shè)多次會(huì)議信息，為每次會(huì)議設(shè)置不同的參會(huì)人員、會(huì)議資料等
? 設(shè)置會(huì)議主題、主持人、會(huì)議秘書、會(huì)議說(shuō)明、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)
與會(huì)者管理 編輯參會(huì)人員列表（用于顯示于雙面屏）
? 添加、修改、刪除與會(huì)人員
? 支持導(dǎo)入導(dǎo)出與會(huì)人員
? 支持批量導(dǎo)入與會(huì)人員
? 設(shè)置每位與會(huì)人員的權(quán)限
? 編輯座位號(hào)信息
文件管理 上傳會(huì)議文件
? 編輯文件分類（上傳PDF\PPT\Word\Excel\圖片等文檔）
? 編輯與會(huì)人員對(duì)應(yīng)的會(huì)議文件列表
? 設(shè)置私人文件放置于對(duì)應(yīng)與會(huì)人員的文件夾中
? 設(shè)置共有文件放置于文件列表根目錄
投票管理 設(shè)置及管理會(huì)議投票
? 編輯會(huì)議投票標(biāo)題、選項(xiàng)、說(shuō)明、類型
視頻管理 配置視頻點(diǎn)播
? 上傳視頻文件
會(huì)議向?qū)?集成會(huì)議管理與與會(huì)者管理
? 設(shè)置會(huì)議
? 設(shè)置參會(huì)人員
會(huì)中功能
會(huì)議簽到參會(huì)人員簽到
? 一鍵觸摸，支持手寫，軟鍵盤，快速簽到，后臺(tái)自動(dòng)記錄簽到狀態(tài)
? 簽到后，參會(huì)者可以觀看基本會(huì)議概況內(nèi)容
? 簽到狀態(tài)統(tǒng)計(jì)結(jié)果可在后臺(tái)直接導(dǎo)出為excel文件
呼叫服務(wù)
? 呼叫添加茶水
? 呼叫遞送紙筆
? 呼叫軟件指導(dǎo)
? 其他服務(wù)
會(huì)議信息 顯示參會(huì)人員的基本信息
? 以排位圖的形式顯示與會(huì)者人員的座次,紅色代表相對(duì)應(yīng)座位，藍(lán)色代表已簽到
? 以列表的形式顯示與會(huì)者人員的座席號(hào)、姓名、單位、職位、簽到時(shí)間
? 顯示當(dāng)次會(huì)議議題、議程
會(huì)議文件 顯示并打開(kāi)管理員分發(fā)的會(huì)議文件
? 支持文件分類(Word\Excel\PPT\PDF\圖片\等)
? 支持與會(huì)者私人文件和會(huì)議共有文件控制
? 支持各種辦公文件格式
會(huì)議同步 支持打開(kāi)文檔并同步共享演示文檔
? 支持打開(kāi)并查看文檔
? 支持在線修改文檔
? 支持批注文檔并保存
? 支持共享演示文檔到大屏
? 支持文檔放大縮小查看
會(huì)議記錄 會(huì)議過(guò)程隨手筆記
? 支持上傳到服務(wù)器
? 支持手寫、無(wú)線鍵盤、手寫板書寫多種形式
電子白板 可在模擬白板上進(jìn)行手寫演示，使會(huì)議變得形象生動(dòng)
? 支持鉛筆、直線、矩形、橢圓形、文本等工具
? 支持畫筆顏色、文字字號(hào)等
? 所有筆畫等步驟都支持單步撤消
? 支持白板存檔、載入，共享
交流提示 支持與會(huì)者之間實(shí)時(shí)交流
? 支持單選、全選收件人
? 支持發(fā)送、接收信息的實(shí)時(shí)顯示
? 支持消息互發(fā)
網(wǎng)絡(luò)瀏覽 瀏覽以太網(wǎng)
? 支持輸入HTTP地址瀏覽網(wǎng)頁(yè)
? 支持登錄辦公系統(tǒng)
? 支持登錄郵箱
U盤導(dǎo)入 可以導(dǎo)入文件
? U盤等移動(dòng)設(shè)備導(dǎo)入到后臺(tái)
? 共享文稿等
? 導(dǎo)入視頻
會(huì)議投票 提供會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的投票表決功能
? 支持投票列表、投票說(shuō)明描述
? 支持多種投票模式（記名/匿名/棄權(quán)）
? 投票結(jié)果自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。
視頻服務(wù) 播放視頻文件、直播源
? 支持播放服務(wù)器上的視頻文件
? 支持播放流媒體視頻源（例如：本地?cái)z像頭視頻、遠(yuǎn)程視頻、DVD等）
? 支持視頻放大、縮小觀看
? 支持全格式視頻播放、最高支持到4K片源解碼播放
? 支持一鍵共享視頻到所有人的屏幕
? 視頻截圖批注并保存
PC模式 把無(wú)紙化終端作為普通PC電腦使用
? 支持廣播設(shè)置（廣播到投影或強(qiáng)制所以人全屏觀看）
? 支持最小化無(wú)紙化并切換到windows桌面
主持功能 主持人機(jī)特有
? 具有主持權(quán)限的參會(huì)者可以手動(dòng)標(biāo)記所有參會(huì)者的簽到狀態(tài)、動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)控制不同議題的開(kāi)放與關(guān)閉、動(dòng)態(tài)控制投票的開(kāi)放與關(guān)閉、可向所有與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議公告、可以設(shè)置流媒體地址并共享到與會(huì)人員的屏幕、設(shè)置本次會(huì)議的會(huì)議延長(zhǎng)等。
中控功能 操作接入中控的設(shè)備
? 集中控制升降器升降、關(guān)閉與暫停、與會(huì)者終端和大屏關(guān)機(jī)、結(jié)束程序、關(guān)機(jī)、可擴(kuò)展第三方中控界面
